Actualités IRTS Poitou-CharentesOffre d'emploi : Assistant(e) de Direction

Le 05/02/2020

L’IRTS Poitou-Charentes, établissement sous statut associatif dispensant des formations initiales et continues en travail social, 1500 étudiants et stagiaires, 87 salariés permanents, 685 vacataires professionnels, 13 filières de formation, multi-sites, recrute un(e) Assistant(e) de direction, également chargé(e) du secrétariat pédagogique de la filière de formation CAFDES (0.3 etp).

 

Missions :

  • Assiste le Directeur général dans la gestion de ses activités (plannings, déplacements, communication, accueil, réunions, gestion du courrier,...)
  • Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l’IRTS Poitou-Charentes
  • Prend en charge l’instruction et le suivi complet de dossiers tels que les déclarations préalables, les évènements spécifiques liés à la fonction du Directeur général, etc...
  • Assure la gestion et le suivi de la vie associative
  • Effectue des recherches documentaires, les transmet ou les exploite.
  • Actualise les informations professionnelles et réglementaires
  • Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents
  • Gestion et suivi des dossiers d’inscription, des conventions de formation, calendriers de formation, des dossiers administratifs et pédagogiques des stagiaires CAFDES
  • Accueil, information du public et des partenaires extérieurs / vacataires, stagiaires
  • Elaboration des devis et suivi des financements avec les différents organismes
  • Mise en œuvre et suivi administratif du parcours de formation des stagiaires (plannings, réservations matériels et salle, conventions, feuilles d’émargement, attestations de présence, …)
  • Travail en coordination et concertation avec l’équipe pédagogique
  • Suivi des contrats des intervenants occasionnels

 

Profil

  • Très bonne maitrise des outils bureautiques (pack Office, progiciel de gestion-AURION) de communication (Créer/utiliser des outils et supports visuels -utilisation de logiciels de mise en page) et d’Internet
  • Autonomie, capacités d’organisation, d’analyse et de synthèse, rigueur
  • Maîtrise des techniques de gestion administratives (organiser, planifier les moyens à mettre en œuvre)
  • Sens de l’organisation, respect des délais, sens des priorités
  • Très bonne communication écrite et orale
  • Aisance dans les relations professionnelles avec des interlocuteurs institutionnels
  • Esprit d’initiative, anticipation, capacité à s’adapter
  • Qualités relationnelles, sens de l’accueil
  • Confidentialité, discrétion, loyauté
  • Capacité à faire face aux situations imprévues et en urgence
  • BTS d’assistante de direction exigé
  • Expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire

 

Conditions d'emploi

  • CDI temps plein, à pourvoir dès que possible
  • Rémunération selon CCNT 15/03/66, annexe 2.
  • Poste basé à Poitiers, déplacements occasionnels en Région.

Candidatures (CV et Lettre de motivation) à adresser à rh@irts-pc.eu
Site Internet : www.irts-nouvelle-aquitaine.org

Documents et téléchargements