Ile-de-France > L'IRTS Paris Ile-de-France recherche ASSISTANT(E) DE DIRECTION DU DIRECTEUR GENERAL (H/F)

Le 04/02/2019

 



Lieu de travail : PARIS

ASSISTANT(E) DE DIRECTION DU DIRECTEUR GENERAL (H/F)

(CDI à temps plein)

Rattaché(e) au Directeur général, vous assurez un rôle de coordination et d'assistance sur les plans administratifs et organisationnels ainsi que la mise en oeuvre et le suivi de son activité.

Missions (liste non exhaustive)

  • Assistanat du Directeur général dans la gestion de son activité (rendez-vous, plannings, appels téléphoniques, accueils physiques, messages électroniques, déplacements, rédaction des courriers, rapports, notes…) ;
  • Préparation et organisation de tous types de réunions, y compris celles concernant l’AFRIS Paris Parmentier, le Conseil d’Administration, l’Assemblée générale (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles…) ;
  • Participation aux réunions du Comité de Direction, du Conseil d’Administration, de l’Assemblée générale et à certaines réunions à la demande du Directeur général (élaboration des comptes rendus et procès-verbaux, diffusion aux personnes concernées après validation du Directeur général et actualisation du tableau de suivi des décisions prises) ;
  • Traitement et transmission des décisions, notes de service, contrats en interne et en externe ;
  • Prise en charge de l’organisation d’évènements spécifiques (séminaires, cocktails, départs en retraite des salariés) ;
  • Instruction, pour sa partie administrative, des dossiers de déclarations préalables dans le cadre des différentes formations dispensées ;
  • Suivi des conventions financières avec le Conseil Régional en lien avec le Responsable Administratif et Financier ;
  • Gestion des formalités administratives de dépôt auprès des autorités compétentes (nouveaux statuts…) ;
  • Mise en forme de la partie administrative du rapport d’activité, alimenté par les équipes, sous la validation du Directeur général ;
  • Gestion du dossier des assurances RAQVAM, sous l’autorité du Directeur général (site, véhicules, dirigeant, étudiants) ;
  • Classement et archivage des documents.
Documents et téléchargements